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在職場上,

同事看你加班=事情好多,做不完
老闆看你加班=效率好差,沒做完

同件事,兩樣情,當然自己也得釐清是自己做事情找不到方法還是業務量大。
但是,如果你真的是事情太多、負荷不了,還被老闆誤會的話起不是太冤妄了嗎?

身為業務助理是業務的助手,所以我有個搭檔的業務,許多事情都是由業務下指示、審核,剛開始由於不熟悉根本每天加班加到滿,與業務同為公司最晚下班的紅人,公司也體諒我們因為剛接手不熟悉且業務量大,漸漸地幫我們找新人、將一些擔子分給其他人。(真心覺得自己來到了體貼的公司)

這樣過了半年了,結果是我可以漸漸地早些下班(但還是會加班),我的業務卻越來越晚下班,幾乎天天加班,剛開始自己覺得應該是業務自己的問題,直到又過了一個月,業務開始提出加班的問題,並且討論原因是什麼,原來他心裡覺得會讓他加班的原因是我處理事情的速度、效率不夠,他指出了我有以下問題:

找不到與廠商溝通的方式
每天客人的問題雪片般飄落,業務的職責就是100%翻譯、傳達客戶的訴求,並詢問廠商解決之道,每個廠商聯繫人的性格都不同,所需的溝通方式也不同,有聯繫人我已經很熟悉,一問就可以馬上得到我要的答案,但也有許多廠商在溝通時常常會拖延、呼攏我,我常常也拿這些廠商沒辦法,業務就這樣等不到答案,或是事情被耽擱了很久。

做事情速度太慢
由於知道自己是個蠻粗心大葉的人,所以常常在準備資料、審核文件、書信往來時我都會特別的小心,仔細的琢磨、核對,就怕一個不小心寫錯了或漏了傳達重要訊息,結果導致我的處理速度較慢,由於傳達訊息給廠商慢,所以廠商也會比較晚處理。

 

解決之道:傾聽他人,冷靜思考
說實話,當下聽到別人自己有缺點的時候有點生氣、無法接受,甚至會覺得「你自己也沒有好到哪裡去呀!」但因為我常常被提點自己都聽不進去別人說的話,所以得靜下心去聽他人的說法,且請先相信「當別人提出你的問題就表示你真的有問題」這個信念,這是前提,但也不是要你真的相信別人所批評你的就全都是真的,要先有這個信念只是讓你能夠先聽別人的說法,再去思考對方所說的是自身問題,還是只是對方情緒化的反應,我也曾遇過情緒化的主管常指出我的問題,但都是一些不合理、情緒化的問題。

曾經,我在某公司做櫃台招待,一進門的旁邊剛好有間洗手間,而有的顧客用後沒有關門的習慣,廁所門就這樣敞開著,老闆經過時看到便劈頭罵:「難道你沒有看到廁所門是開著的嗎?難道你不覺得這樣客人一進來就看到廁所很難看嗎?」以上情況就是情緒化反應,其實老闆也可以很理性的告訴你為什麼廁所門要隨時保持關著的,但當時我這位主管習慣用情緒化的方式表達,且在他的潛意識裡是希望員工是對環境可以立即反映、舉一反三的。

所以,當遇到任何人的批評時,請先聽聽別人怎麼說,仔細思考是自身問題還是對方的情緒化反應,如果是自身問題就要想辦法解決,如果是對方情緒化反應,則就冷靜將事情做好、改善,對方的情緒化反應請不要放在心上。

 

最後,做事速度太慢我自己也要去評估事情的輕重緩急,緊急的事情是不是可以不用這麼謹慎,只要抓個重點傳達出去即可,不緊急的事情就是晚點處理再慢慢整理,而去了解與廠商的溝通方式我想也是需要花點時間去和廠商建立感情吧!

如果有與我一樣困擾的人,期許未來能夠成長!

 2016.10.22更新

隔天業務和我討論後,決定所有我寫的郵件不用經過她審核後,所有事情就進行地稍微快些,且自己對於可以掌握事情感到愉悅,另一方面也對於自己得負擔更多責任有些壓力,同時我也試著不去自己解決問題,這才發現,原來我太過依賴業務,什麼事情都要問XD

 

 

「當你真心想要完成某件事時,全世界的人都會聯合起來幫助你。」
—《牧羊少年奇幻之旅》

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